Au sein de la Région Grand Est, dans un environnement privilégié tant par la qualité du cadre de vie que par la richesse et la variété de son patrimoine, l’Agglomération de Chaumont (47 000 habitants – 63 communes), qui bénéficie dans un écrin de verdure d’équipements et de programmation culturelle variés s’illustre par une politique volontariste soucieuse d’apporter à sa population un cadre de vie répondant aux besoins de chacun.
Elle recrute par voie statutaire ou à défaut contractuelle :
Assistant de Direction (H/F)
Catégorie B – Filière administrative
Lieu d’affectation : Chaumont
Au sein de la Direction des Sports et, sous l’autorité du Directeur, vous serez chargé(e) des activités suivantes :
Assistance, Accueil et Secrétariat :
– assurer la gestion des agendas du Directeur et de son Adjointe (planification, organisation de rendez-vous,…),
– assurer l’accueil physique en renseignant les interlocuteurs et en relayant si nécessaire vers l’interlocuteur compétent et, l’accueil téléphonique de la Direction (réception, filtres et transmission des appels),
– suivre les congés, récupérations horaires et les diverses demandes sur le logiciel de gestion du temps de travail « Octime »,
– gérer le courrier de la Direction (arrivée et départ) et, assurer une première lecture des parapheurs de la Direction avant le visa du Directeur,
– réaliser et mettre en forme des documents divers (courriers, comptes rendus, tableaux de bords, powerpoint,…),
– réaliser le classement et l’archivage,
– assurer les rôles de « référent des équipements de protection individuelle », « archives » et « temps de travail » pour la Direction.
Accueil des associations sportives et divers organismes :
– assurer la gestion des agendas du Directeur et de son Adjointe (planification, organisation de rendez-vous,…),
– assurer l’accueil physique en renseignant les interlocuteurs et en relayant si nécessaire vers l’interlocuteur compétent et, l’accueil téléphonique de la Direction (réception, filtres et transmission des appels),
– suivre les congés, récupérations horaires et les diverses demandes sur le logiciel de gestion du temps de travail « Octime »,
– gérer le courrier de la Direction (arrivée et départ) et, assurer une première lecture des parapheurs de la Direction avant le visa du Directeur,
– réaliser et mettre en forme des documents divers (courriers, comptes rendus, tableaux de bords, powerpoint,…),
– réaliser le classement et l’archivage,
– assurer les rôles de « référent des équipements de protection individuelle », « archives » et « temps de travail » pour la Direction.
Montage et suivi de dossiers en lien avec le Directeur:
– assurer le suivi de la commission des sports et des organes délibérants,
– rédiger les délibérations (assurer le dépôt sous Actes Office) et suivre la mise en oeuvre (conventions,…),
– rédiger les arrêtés et les règlements intérieurs de la Direction,
– établir, enregistrer et mettre en application les plannings hebdomadaires d’occupation des établissements sportifs de la Ville et de l’Agglomération,
– établir et gérer en lien avec l’équipe technique, les installations pour les compétitions sportives des week-ends,
– gérer les manifestations non sportives organisées dans l’enceinte d’une infrastructure sportive,
– en partenariat avec l’OMS, instruire et mettre en oeuvre la cérémonie des récompenses aux sportifs ainsi que les bourses aux athlètes de haut niveau,
– mettre en application et suivre les conventions des associations sportives (financières et occupation d’une installation sportive),
– envoyer et réceptionner les dossiers de demandes de subventions aux associations sportives (fonctionnement et/ou exceptionnelles),
– gérer les clés des sites sportifs et les stocks de coupes.
Gestion du suivi des travaux :
– recenser les travaux à effectuer par l’équipe technique et en assurer le suivi via les fiches spécifiques,
– suivre les travaux effectués par le Centre Technique via le logiciel Astech.
Profil :
Vous êtes diplômé(e) d’un BAC+2 dans le domaine de l’assistanat de Direction et/ou possédez une expérience professionnelle significative sur un poste similaire et êtes doté(e) de la capacité du travail en équipe.
Vous possédez d’excellentes connaissances en informatique (maîtrise d’internet, des télé-procédures et des outils bureautiques). Vous êtes doté(e) de qualités relationnelles et rédactionnelles (capacité d’analyse et de synthèse) avérées et d’un sens affirmé de la communication. Disponible, autonome, rigoureux(se), réactif(ve) et discret(e) vous avez le sens des responsabilités. Permis B obligatoire.
Poste à temps complet à pourvoir le plus rapidement possible
Poste à horaires variables selon règlement intérieur du temps de travail en vigueur et besoins de la Direction.
Rémunération mensuelle minimum de 1607.31 euros bruts.
Prestations d’action sociale : chèques déjeuners, adhésion au CNAS,…