Au sein de la Région Grand Est, dans un environnement privilégié tant par la qualité du cadre de vie que par la richesse et la variété de son patrimoine, l’Agglomération de Chaumont (47 000 habitants – 63 communes), qui bénéficie dans un écrin de verdure d’équipements et de programmation culturelle variés s’illustre par une politique volontariste soucieuse d’apporter à sa population un cadre de vie répondant aux besoins de chacun. Elle recrute par voie statutaire ou à défaut contractuelle :
Assistant de Direction (H/F)
Catégorie B – Filière administrative
Lieu d’affectation : Cabinet de Mme le Maire de Chaumont
Au sein du Cabinet de Madame le Maire et, sous l’autorité du Directeur de Cabinet, vous serez chargé(e) des activités suivantes :
Assistance, Accueil et Secrétariat :
- assurer la gestion informatisée des agendas des élus et du Directeur de Cabinet en fonction des priorités et des urgences
- organiser les déplacements des élus et du Directeur de cabinet
- organiser et assurer le suivi des rendez-vous
- organiser et coordonner les réunions de travail
- assurer l’accueil physique en renseignant les interlocuteurs et en relayant si nécessaire vers l’interlocuteur compétent et, l’accueil téléphonique du Cabinet (réception, filtres et transmission des appels)
- appréhender le degré d’urgence des informations à transmettre,
- gérer le courrier du Cabinet (arrivée et départ) et assurer le planning d’invitation pour les élus
- gérer l’envoi et l’invitation aux partenaires en lien avec le protocole
- réceptionner les parapheurs à destination des élus avant visa du cabinet
- réaliser et mettre en forme des documents divers (courriers, comptes rendus, tableaux de bords, powerpoint,…)
- réaliser le classement et l’archivage
- travailler en collaboration avec l’assistante de Madame le Maire et le Directeur de cabinet
Polyvalence auprès du service protocole – courrier :
- assurer le suivi du courrier externe notamment via le logiciel professionnel de gestion du courrier
- confier le courrier à l’agent appariteur ventiler les courriers aux élus
- assurer ponctuellement l’achat des fournitures nécessaires à la mise en oeuvre de ces évènements (gerbes de fleur, denrées, matériel etc…)
- Suppléer le service protocole dans le service (réceptions en Mairie…)
Profil :
Vous êtes diplômé(e) d’une formation supérieure en gestion administrative ou assistanat de Direction et/ou possédez une expérience professionnelle significative sur un poste similaire et êtes doté(e) de la capacité du travail en équipe. Vous savez garder confidentielles les infirmations, respectez la discrétion professionnelle et avez des connaissances sur les règles qui régissent le protocole.
Vous possédez d’excellentes connaissances en informatique (maîtrise d’internet, des télé-procédures et des outils bureautiques word, excel, powerpoint…). Vous êtes doté(e) de qualités relationnelles et rédactionnelles (capacité d’analyse et de synthèse) avérées et d’un sens affirmé de la communication ainsi que d’une grande capacité d’adaptation et de diplomatie.
Disponible, autonome, rigoureux(se), réactif(ve) et discret(e) vous avez le sens des responsabilités.
Permis B obligatoire.
Poste à temps complet à pourvoir immédiatement.
Poste à horaires variables selon règlement intérieur du temps de travail en vigueur. Pics d’activités en fonction des obligations du Cabinet et des demandes de Madame le Maire.
Rémunération mensuelle minimum de 1607.31 euros bruts.
Prestations d’action sociale : chèques déjeuners et prestations du CNAS.