Responsable du pôle Vie Institutionnelle (H/F) 

 L’Agglomération recrute pour les services mutualisés de l’Agglomération et de la Ville de Chaumont, en mobilité interne/externe, par voie statutaire ou à défaut contractuelle : 

Responsable du pôle Vie Institutionnelle (H/F) 

(Catégorie B/B+ – filière administrative) 

Lieu d’affectation : Chaumont 

Au sein de la Direction Vie Institutionnelle, Gouvernance locale et Sécurité Juridique et sous l’autorité du chef de service Expertise Juridique et Vie Institutionnelle, vous serez chargé(e) de : 

1 / Animer et piloter une équipe : 

– mettre en oeuvre les modes de gestion d’une équipe (encadrement d’agents de catégorie B et C) dans le respect de la délégation du chef de service et assurer l’interface entre l’équipe et le responsable (négocier des délais d’exécution, des moyens,…), 

– organiser l’activité de l’équipe (briefing hebdomadaire, et accompagnement quotidien) 

– participer aux réunions de travail et organiser des réunions d’équipe, 

– recenser les besoins en formation, anticiper le développement des compétences et en faire part à la hiérarchie, 

– prévenir et gérer les conflits, et développer la communication et instaurer un esprit d’équipe. 

2 / Contribuer à l’organisation et à la préparation des séances des instances décisionnelles communautaires et municipales : 

– piloter et contribuer à l’organisation matérielle des séances des instances décisionnelles communautaires (réservation des salles, organisation des salles, sonorisation, enregistrement…), 

– contribuer à la préparation des séances des instances décisionnelles communautaires et municipales (élaboration et suivi des invitations aux conseils, commissions et bureaux), 

– procéder à la compilation des délibérations, en faisant respecter les échéances auprès des directeurs, et à la relecture précise du dossier de séance 

– préparer les documents de présentation pour les instances (diaporama, ordre du jour commenté) 

– participer et contribuer au bon déroulement des instances décisionnelles (respect du quorum, gestion des pouvoirs/procurations, contrôle des opérations de vote, des signatures, …), 

– apporter, si besoin, tout conseil en séance le cas échéant en accord avec les dispositions du règlement intérieur de chaque assemblée, et toute assistance notamment matérielle en séance, 

– rédiger des comptes rendus de commissions ou instances 

– veiller en aval des séances au respect des formalités réglementaires (transmission au contrôle de légalité, publication, affichage, suivi des recueils…). 

3 / Coordonner et assurer le suivi de la composition des instances, des délégations et représentations extérieures : 

– assurer le suivi et accomplir les formalités liées à la modification de la composition des instances (démission, …), 

– élaborer et suivre les arrêtés de délégations des élus, 

– assurer le suivi et les représentations des élus au sein des organismes extérieurs et mettre en place les outils de communication ascendante appropriés. 

4 / Missions transverses : 

– contribuer au développement des projets portés ou impulsés par le service (poursuite du processus de dématérialisation des actes, optimisation de l’utilisation du logiciel ACTES OFFICE, …), 

– s’assurer du suivi des délibérations, en tenant un tableau afin de s’assurer de leur bonne mise en oeuvre. 

– assister si besoin les autres collaborateurs du Service Vie Institutionnelle pour répondre aux éventuels pics d’activité. 

– être force de propositions pour améliorer le fonctionnement du service vie institutionnelle 

Compétences et Aptitudes : 

Vous maîtrisez les principes de base du fonctionnement des instances territoriales et de l’intercommunalité mais aussi l’outil informatique. 

Vous avez une aptitude à gérer le stress et appréhender les situations urgentes. 

Des capacités d’organisation et d’adaptation ainsi qu’une capacité à travailler en équipe, de la rigueur et de la discrétion viendront compléter votre profil. Permis B souhaité. 

Poste à temps complet à pourvoir immédiatement. – Disponibilité ponctuelle en soirée 

Rémunération basée sur les grilles du cadre d’emplois des rédacteurs territoriaux 

Prestations d’action sociale : chèques déjeuners, adhésion au CNAS, … 

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